Często słyszymy o audycie. Słowo to brzmi profesjonalnie i przywodzi na myśl raczej wielkie korporacje niż coś, co moglibyśmy zastosować w naszej szkole językowej. Nic bardziej mylnego. Im firma młodsza, tym regularny audyt jest ważniejszy. Dzięki niemu możemy dostrzec obszary wymagające poprawy i zbudować szkołę na solidnych fundamentach biznesowych. Każdy przedsiębiorca popełnia błędy, a każda firma posiada elementy, które nie funkcjonują jak powinny. Najważniejsze jest aby je w porę zdiagnozować i konsekwentnie nad nimi pracować.
Czym dokładnie jest audyt?
Często mylony jest on z kontrolą. W dużym uproszczeniu: Kontrola wytyka błędy – rodzi konsekwencje, kary. Audyt – jest porównaniem stanu oczekiwanego, ze stanem faktycznym i wskazaniem występujących różnic. Zamiast przykrych konsekwencji – dostajemy po nim plan naprawczy, po wprowadzeniu, którego każda kontrola będzie tylko niekłopotliwą formalnością:)
Duże korporacje zatrudniają etatowych audytorów wewnętrznych. Oczywiście przeciętna szkoła językowa nie utworzy takiego wakatu, ale nie oznacza to, że powinniśmy ten temat zupełnie odpuścić. Możemy sami stworzyć procedurę audytu, albo skorzystać raz na jakiś czas z audytora zewnetrznego. Oczywiście warto powtarzać ten proces cyklicznie, nie każdy jednak ma na to czas i fundusze. Zdecydowanie dobrze jest zrobić to choć raz i na pewno powtórzyć w sytuacji, kiedy planujemy rozwój naszego biznesu- wprowadzając nowe produkty czy otwierając kolejne placówki.
Audyt dzielimy zwykle na konkretne obszary:
Finansowy
Operacyjny
Strategiczny
Każdy z nich dzielimy dalej na sfery z wiązane z procesami i zasobami jakie są w firmie. Mogą dotyczyć przykładowo: kwestii związanych z poprawnością prawną (umowy, regulaminy), pracownikami, środkami trwałymi, jakością obsługi klienta, jakością usług, sferą marketingową, wizerunkiem itp.
Proces audytu każdego z obszarów możemy przedstawić następująco:
- Ustalenie stanu oczekiwanego
- Ocenę procesu zarządzania
- Ocenę jakości świadczonych usług
- Ocenę dostępnych zasobów
- Ocenę zgodności dokumentacji pod kątem prawnym
- Wskazanie słabych punktów
- Przygotowanie planu naprawczego
- Przeprowadzenie procesu naprawczego
- Weryfikację działań – porównanie stanu aktualnego z zastanym
- Dalsze rekomendacje
Efektywny audyt angażuje całą firmę i wszystkich jej interesariuszy. Oparty jest na badaniach, ankietach, wywiadach.
Dobrze przygotowany i sprawnie przeprowadzony proces tra około miesiąca. Wymaga sporo zaangażowania, ale zdecydowanie warto go wprowadzić, aby zbudować stabilny i dobrze rozwijający się biznes.
Pamiętaj, nie ma czegoś takiego jak uniwersalny wzór audytu. Nie szukaj przykładu w internecie. Każda organizacja jest inna i wymaga indywidualnego podejścia.
Zainteresował cię ten temat? Zapraszam do kontaktu. Paulina Ptaszyńska – Picablo
