Dziś postaramy się odpowiedzieć na często pojawiające się pytania o rolę, jaką pełni właściciel szkoły językowej. Co powinien robić? Czym powinien się zajmować? Co powinien delegować? Czego robić nie powinien?
Właściciel szkoły działa po swojemu
Na początek przede wszystkim warto zastanowić się, po co otworzyliśmy własną szkołę. W naszym przypadku chodziło o chęć robienia czegoś inaczej, po swojemu, na własnych zasadach.
Zastanówmy się, co chcemy w tej szkole robić. Kiedy 11 lat temu otwieraliśmy swój biznes, nie mieliśmy dzieci i bardzo chcieliśmy dzieci uczyć. Z biegiem lat nasza sytuacja się bardzo zmieniała – pojawiła się Nataszka i zaczęło nam zależeć na tym, aby nie pracować do godziny 19 i robiliśmy wszystko, aby kończyć pracę o 14. Wtedy odbieramy dzieci ze żłobka, z przedszkola, teraz już także ze szkoły. Ten proces przebiegał jednak stopniowo – najpierw kończyliśmy pracę o 16, potem o 15, teraz o 14 i nikt nie mówił nam, że mamy to robić inaczej.
Kiedyś bardzo mocno lubiliśmy uczyć, kształciliśmy się w tym kierunku, rozwijaliśmy się jako lektorzy i mieliśmy świadomość, że np. 4 godziny zajęć w ciągu dnia zabierały nam tak naprawdę 8 godzin, bo trzeba było się do tych zajęć przygotować, zrobić to dobrze, przemyśleć, wymyślić zabawy zastępcze itd. Kształciliśmy się także w kierunku, jak dobrze uczyć dzieci i jak ciekawie prowadzić zajęcia, natomiast z czasem to się zmieniło.
Czy dobry właściciel szkoły powinien być w niej lektorem?
Jako właściciele szkoły nie powinniśmy prowadzić zajęć, bo jak w takim przypadku moglibyśmy wymagać czegoś więcej od lektorów, skoro sami jesteśmy na równi z nimi? Dopiero z pozycji właściciela mamy prawo oczekiwać, że inni będą wykonywali nasze prośby i polecenia.
W momencie, w którym jako lektor zlecamy coś innemu lektorowi, pokazujemy mu: „Ty też możesz być lektorem w swojej szkole, zarabiać, być też jednocześnie właścicielem i robić to, co ja” – co tak naprawdę nie do końca się to sprawdza. Sami mieliśmy sytuacje, że nasi lektorzy odchodzili i zakładali swoje szkoły – w okresie, gdy i my byliśmy lektorami – bo na własne oczy widzieli, że przecież też mogą tak robić – założyć szkołę, prowadzić zajęcia, zatrudnić jeszcze jedną czy dwie osoby i zarabiać pieniądze.
Prowadząc zajęcia, nie mamy czasu na promowanie swojej szkoły – tym samym zamykamy się na rozwój.
Wasze pytania często są takie: co delegować? Jak delegować? I dlaczego akurat to, a nie to? Jeżeli jesteśmy właścicielami szkoły językowej, to powinniśmy zadać sobie pytanie, czy chcemy dalej uczyć, czy wciąż jesteśmy lektorami i czy coś się zmieni, kiedy przestaniemy tymi lektorami być. W chwili obecnej, gdybyście zapytali nas, czy wskoczymy na zastępstwo na zajęciach, bo np. lektor zachorował, to odpowiedzielibyśmy, stanowczo nie. Mimo że jako właściciele szkoły językowej wiemy, że najgorszym, co może wydarzyć się w trakcie roku szkolnego jest zmiana lektorów czy odwoływanie zajęć, to tak czy siak nie wskoczylibyśmy na żadne zastępstwo.
Warto spojrzeć na to z perspektywy utraconych korzyści, które moglibyśmy mieć – w momencie, w którym wskoczymy na zajęcia za lektora, to oczywiście nie wydamy np. 60 zł na wynagrodzenie, ale w tym momencie stracimy na każdej z tych godzin swoją pracę, którą wyceniamy np. na kilka razy więcej.
Zawsze należy się zastanowić, czy opłaca nam się wskakiwać jako lektor albo w ogóle lektorem być. Czy nie byłoby lepiej zacząć rozwijać swoją szkołę, poświęcać czas na edukowanie się jako właściciel, który umie planować, który wdraża zmiany, który promuje szkołę, który szuka kanałów dotarcia do większej liczby klientów, który szuka większego lokalu, który myśli rozwojowo – niż rozwijać się jako lektor i tracić czas na prowadzenie zajęć. Chyba że rzeczywiście lubimy i chcemy to robić – wówczas nie myślmy o rozwoju szkoły, tylko rozwijajmy się jako lektorzy i prowadźmy jednoosobową działalność gospodarczą – bez zatrudniania sekretarek, lektorów itd., bo tego zwyczajnie nie potrzebujemy i będziemy się męczyć.
Tak naprawdę, jeżeli jesteśmy szkołą niedużą (np. do 130 klientów), to jeżeli wprowadzimy pewne procesy w swojej szkole, to sekretarka nie będzie nam potrzebna – bo przy 130 osobach bardziej przyda się asystentka albo mniejsza pomoc, ewentualnie podział obowiązków między lektorów. Przy czym nie mówimy tu o asystentce na pełny etat, która będzie u nas w mieście – to może być wirtualna asystentka, która np. ma za zadanie dzwonić lub wysyłać SMS-y do klientów.
Jakie zadania delegować?
Powinniśmy delegować zadania, ale należy robić to mądrze. W tym momencie przyjmujemy rolę właściciela i na niej się skupiamy. Jeżeli np. nie czujemy się dobrze w prowadzeniu fanpage’a szkoły, nie interesuje nas to i nie chcemy tego robić – zwyczajne nie róbmy tego i oddelegujmy to zadanie innym. Naszym zadaniem jest jednak zainteresowanie się tym tematem na tyle, aby móc sprawdzać statystyki, czy ten ktoś, komu płacimy za posty, robi to dobrze – czy wskaźniki rosną czy maleją? Czy mamy zwiększone zainteresowanie?
Rolą właściciela jest także pilnowanie budżetu szkoły i rentowności grup oraz sprawdzanie czy klienci płacą na czas, ale już telefony z ponagleniem może wykonać ktoś, komu zlecimy to zadanie. Opłaca się delegować takie zadania innym, którzy szybko załatwią temat za nas, zwłaszcza jeżeli nie potrafimy rozmawiać z klientami lub – wręcz przeciwnie – mamy tendencję do nadmiernego rozgadywania się.
Warto zaznaczyć, że zlecenie tego innej osobie nie będzie bardzo kosztowne – jeżeli np. na stu klientów dziesięciu nie płaci terminowo, wirtualna asystentka za kwotę 100 czy 200 zł zadzwoni i porozmawia z nimi.
Wiele rzeczy można usprawnić dzięki delegowaniu zadań, np. nienormowany czas pracy. Kiedy jako właściciele szkoły mówimy, że kończymy pracę o 14, chodzi o to, że fizycznie wychodzimy z pracy, idziemy do domu i zajmujemy się dziećmi albo odwozimy je na zajęcia do naszej szkoły i wówczas występujemy w roli klienta-rodzica, a nie właściciela. A jako że nie zatrudniamy żadnej sekretarki, w ten sposób przełamujemy sztuczną barierę pomiędzy nami a klientami.
Rozmowa z klientem nie musi być jednak naszym zadaniem – do tego także możemy zatrudnić kogoś – np. lektora – kto będzie miał dodatkową pensję oraz dodatkową funkcję, jaką będzie rozmawianie z klientami czy informowanie o zaległościach. Taka osoba może także np. raz w tygodniu dzwonić do losowo wybranej osoby z każdej grupy, by zapytać czy wszystko w porządku.
W co powinien inwestować właściciel szkoły językowej?
Wielu właścicieli szkół pyta, w jakie kursy powinni zainwestować, żeby rozwijać się w tej właśnie roli. Na pewno nie powinny to być kursy dla nauczycieli (np. „Jak uczyć dzieci?”), ponieważ to już nie jest dla nas – na takie kursy możemy wysyłać swoich lektorów, jeżeli przewidujemy na to budżet.
Inną stroną medalu są natomiast kursy biznesowe. O ile jednak wspomniany wcześniej kurs „Jak uczyć dzieci?” kosztował będzie 300 zł, o tyle kurs biznesowy będzie dużo droższy. Możemy jechać do specjalisty z jakiejś dziedziny i szkolić się u niego przez 2 dni, za co zapłacimy np. 2000 zł + dojazd i hotel. Zdobytą wiedzę jednak trzeba później przełożyć na to, co dzieje się w naszej firmie. Musimy więc zacząć testować i dostosowywać ją do swojej branży – ponieważ takie kursy mają charakter ogólny i przygotowane są dla wielu dziedzin. Na sali spotkamy się z osobą z branży dentystycznej, z kimś, kto wstawia okna, z właścicielem sklepu wędkarskiego itd. – i każdy z nas uzyska taką samą wiedzę w trakcie kursu.
Jeżeli postawimy np. na kurs zarządzania, to poznamy na nim informacje ogólne, z których część w ogóle się nie sprawdzi w naszym systemie pracy – biorąc pod uwagę to, że żyjemy rokiem szkolnym, a nie rokiem kalendarzowym. Szkoły językowe mają zupełnie inną sezonowość niż inne branże – tak że będziemy dowiadywać się wielu ogólnych rzeczy i sami będziemy musieli je sprawdzić i przetestować.
Warto więc korzystać ze szkoleń, kursów i kształcić się z dziedzin biznesowych, ale wąsko. Widząc niedobór wartościowych treści dla Właścicieli Szkół z zakresu rozwijania swoich kompetencji, które będą miały przełożenie na rozwój ich szkół stworzyliśmy kompleksowy program College Właściciela Szkoły w tym programie dzielimy się naszym 11 latnim doświadczeniem w prowadzeniu i rozwijaniu szkoły stacjonarnej.
Gdzie zatem powinien szkolić się właściciel szkoły językowej? Odpowiedź na to pytanie jest krótka: szkolić powinniśmy się na konkretnych kursach z dziedzin, które najbardziej nas interesują i są nam najbardziej potrzebne. Jeżeli chcemy sami stworzyć swoją stronę internetową – idźmy na szkolenie z tego, jak tworzyć strony internetowe. Jeżeli natomiast nie chcemy tego robić, bo delegujemy to komuś innemu, to warto jest mieć chociaż podstawową wiedzę na ten temat – jak dodawać wpisy na bieżąco, jak kontrolować czy strona jest dobra i dobrze działa.
Jaką rolę powinien pełnić właściciel szkoły?
Pytanie o rolę właściciela szkoły językowej jest niezwykle szerokie i dotyczy zjawiska bardzo indywidualnego. Wszystko zależy od tego, co chcemy robić w swojej firmie i w czym jesteśmy dobrzy. Dla przykładu – my zajmujemy się wyłącznie marketingiem i rentownościami grup, a wszystkie inne rzeczy delegujemy, natomiast mamy wiedzę na ich temat, bo przebrnęliśmy przez to wszystko i wiemy, jak ułożyć grafik i jak zrobić to dobrze, żeby było mało osób, którym nie będzie coś pasowało, ale sami go już nie układamy. Wiemy, jak rozmawiać z klientem, żeby przekonać go do tego, żeby jednak zgodził się na zajęcia z angielskiego zamiast np. z piłki nożnej lub tańca itd.
Musimy dbać o spójność wizerunku i spójność przekazywanych w szkole informacji, natomiast nie musimy zajmować się przygotowywaniem lektorów na zajęcia. Takie kwestie można poruszać na zebraniach, gdzie omawiamy, co będzie robione, czego oczekujemy na koniec itd. Zebrania tego typu – jeżeli nie zatrudniamy menedżera – potrzebne są co najmniej raz w tygodniu. Właściciel musi regularnie spotykać się ze swoją ekipą i mówić, co boli, co działa, co nie działa i czego od nich oczekuje lub też sprawdzić, co przygotowali na zajęcia.
Podsumowanie. To jaki jest ten dobry Właściciel Szkoły?
Rola właściciela w dużej mierze zależy od naszych indywidualności, od tego, w czym jesteśmy mocni i w czym jesteśmy słabi. Nikomu nie narzucimy, by np. organizował live’y, jeżeli nie czuje się dobrze przed kamerą.
Właściciel musi wiedzieć, za co chce być w 100% odpowiedzialny. Są rzeczy – takie jak np. zaniesienie papierów do księgowej – które musimy zrobić, i są rzeczy, które zrobić możemy, jeżeli chcemy. I to my musimy czuć, co chcemy robić we własnej firmie, bo po to otwieramy swój biznes, aby pracować na własnych zasadach i być niezależnym finansowo.
Pamiętaj – dobrze prowadzona szkoła jest bardzo dochodowym binesem, zarówno w małym jak i dużym mieście.
